Het jaar 2024 heeft de prioriteiten voor compliance binnen juridische afdelingen, advocatenkantoren en HR-diensten opnieuw verdeeld. Twee belangrijke assen komen naar voren: de uitvoering van de Europese verordening inzake kunstmatige intelligentie en de herziening van het systeem van betaalde vakantiedagen tijdens ziekteverlof. Deze twee projecten vereisen snelle operationele aanpassingen, veel verder dan alleen het lezen van de teksten.
Europese verordening inzake kunstmatige intelligentie: kwalificeer uw rol voordat u zich conformeert
De Europese verordening inzake kunstmatige intelligentie (AI Act) is in werking getreden op 1 augustus 2024. De gelaagde aanpak op basis van risico-niveaus is inmiddels bekend. Wat minder bekend is, is de juridische kwalificatie die het aan elke organisatie oplegt.
Eenzelfde bedrijf kan meerdere statussen hebben ten opzichte van een AI-tool. Het wordt gekwalificeerd als een deployer wanneer het een kant-en-klaar systeem gebruikt. Het verandert echter in de status van leverancier zodra het een model intern ontwikkelt of een bestaand systeem substantieel wijzigt. Deze dubbele rol verandert radicaal de reikwijdte van de verplichtingen: technische documentatie, risicobeheer, transparantie naar eindgebruikers.
De eerste concrete stap is het opstellen van een inventaris van de tools en het gebruik van AI die al binnen de organisatie zijn ingezet. Zonder deze inventaris is het onmogelijk om te bepalen welke verplichtingen van toepassing zijn, noch op welk risiconiveau elk systeem valt. Om de regelgevende ontwikkelingen bij te houden naarmate ze worden gepubliceerd, verzamelt de site www capitolex fr nuttige teksten en analyses voor juridische professionals.
De tijdlijn voor compliance is geleidelijk, maar de systemen die als hoog risico zijn geclassificeerd (geautomatiseerde werving, krediet scoring, biometrische surveillance) concentreren de zwaarste eisen. We zien dat veel organisaties AI nog steeds behandelen als een onderwerp van technologische innovatie, terwijl het nu een onderwerp van juridische compliance is geworden.
Betaalde vakantiedagen en ziekteverlof: wat de hervorming verandert in het beheer van afwezigheden
De hervorming van het recht op betaalde vakantiedagen tijdens ziekteverlof vormt de tweede grote wending van 2024 in het arbeidsrecht. Het principe is vastgesteld: een werknemer in ziekteverlof verwerft rechten op betaalde vakantiedagen, ook in geval van niet-professionele ziekte. De eerdere regel, die deze verwerving beperkte tot alleen arbeidsongevallen en beroepsziekten, is verlaten.
De operationele impact gaat verder dan de loonadministratie. De software voor afwezigheidsbeheer, de vakantietellers en de validatieprocessen moeten deze nieuwe verwerving integreren. Voor HR-diensten is het bijwerken van de instellingen niet optioneel.
Termijnen voor claims en retroactieve situaties
De praktische reikwijdte van deze hervorming varieert afhankelijk van of de arbeidsovereenkomst nog steeds loopt of is beëindigd. Retroactieve aanvragen zijn niet onbeperkt open. Er zijn regels voor uitstel en specifieke termijnen die claims omkaderen, wat bijzondere waakzaamheid vereist bij de eindafrekening.
Een werknemer wiens contract is beëindigd vóór de inwerkingtreding van de tekst heeft niet automatisch recht op een terugbetaling. De betrokken periode, de duur van het verlof en de beëindigingsdatum bepalen de geschiktheid. Elk dossier vereist dus een individuele analyse, geen massabehandeling.
- Controleer de vakantietellers van werknemers die de afgelopen jaren in ziekteverlof zijn geweest, door de mogelijk betrokken periodes voor retroactiviteit te identificeren.
- Werk de instellingen van de HR-software bij zodat de verwerving van vakantiedagen de periodes van niet-professioneel ziekteverlof vanaf de volgende referentieperiode integreert.
- Documenteer de toepasselijke uitstelregels en de termijnen voor claims om individuele geschillen te anticiperen, met name bij beëindigingen van contracten.
Juridische monitoring in 2024: het volgen structureren voorbij de belangrijkste hervormingen
Twee grote hervormingen vangen niet een juridisch jaar. Het ondernemingsrecht, het recht op persoonsgegevens en het sociaal recht produceren een continue stroom van beslissingen, uitvoeringsbesluiten en richtlijnen die de praktijken wijzigen zonder in de schijnwerpers te staan.
Effectieve juridische monitoring berust op een selectie op basis van operationele impact, niet op basis van het volume van gepubliceerde teksten. Een arrest van de Hoge Raad dat de samenhang tussen vermoedelijke ontslag en het verlaten van de werkplek verduidelijkt, kan meer gevolgen hebben dan een kaderwet waarvan de uitvoeringsbesluiten op zich laten wachten.
Criteria voor het prioriteren van juridische waarschuwingen
Niet alle teksten verdienen dezelfde aandacht. Drie filters helpen om de middelen te concentreren:
- Wijzigt de tekst een bestaande verplichting met een korte termijn voor compliance (minder dan zes maanden)? Zo ja, dan krijgt het hoge prioriteit.
- Creëert de tekst een nieuw juridisch risico voor de organisatie, bijvoorbeeld door een recht op retroactieve claim te openen of een aansprakelijkheidscategorie uit te breiden?
- Betreft de tekst een domein waar het bedrijf al een blootstelling heeft geïdentificeerd (persoonsgegevens, AI, arbeidsrecht)? De kruising met de bestaande risicomapping helpt om blinde vlekken te vermijden.
Deze selectie voorkomt de klassieke val van ongelezen waarschuwingen. Een juridische dienst die wekelijks tientallen meldingen ontvangt zonder een leeswijzer, eindigt vaak met het niet behandelen van geen enkele.
Compliance gegevens en AI: de convergentie van verplichtingen in het ondernemingsrecht
De AI Act functioneert niet in silo. Het staat in verband met de AVG, de NIS 2-richtlijn over cyberbeveiliging en sectorale regelgeving (gezondheidszorg, financiën, verzekering). Een AI-systeem dat persoonsgegevens verwerkt, activeert tegelijkertijd meerdere compliance-regimes.
Deze convergentie bemoeilijkt de interne governance. De DPO, de compliance verantwoordelijke en de IT-afdeling moeten hun analyses coördineren over hetzelfde hulpmiddel. De verleiding om elke regelgeving in silo te behandelen, leidt tot tegenstrijdigheden: een transparantievereiste die door de AI Act wordt geëist, kan in conflict komen met een vertrouwelijkheidsverplichting opgelegd door een contract of een sectorale regelgeving.
Juridische afdelingen die deze overlap van normen anticiperen, besparen tijd op de naleving. Degenen die wachten op de eerste controles of de eerste geschillen, lopen het risico te laat te ontdekken welke aanpassingen nodig zijn. Het jaar 2024 heeft de regelgevende fundamenten gelegd; de concrete afwegingen vinden nu plaats.
